Die korrekte Vorbereitung für einen Aktentransport ist unerlässlich
Nachdem das Unternehmen die zu rettenden Bestände entdeckt und einen Dienstleister wie Rhenus Data Office beauftragt hat, folgt die Begutachtung und Erfassung der Akten. Hier gilt es zunächst, sich einen Überblick über den Stand der Dinge zu verschaffen. Das beschädigte Material wird gesichtet, in Archivkartons verpackt und gegebenenfalls verplombt. Die Plomben sorgen für einen grundsätzlichen Zugriffsschutz und ermöglichen – im Falle einer Beschädigung – das Erkennen unbefugten Zugriffs. Danach folgt eine Palettierung und Folierung sowie die Anonymisierung von Kundendaten auf den Paletten. Die richtige Verpackung ist für den Aktentransport entscheidend, da es sonst zu weiteren Schäden kommen kann. Nachdem das Material fachgerecht konsolidiert wurde, beginnt die Verladung auf das Sicherheitsfahrzeug.
Transport im Sicherheitsfahrzeug
Rhenus Data Office verfügt über ein breitgefächertes logistisches Netzwerk und Niederlassungen in ganz Deutschland – Partnerstandorte europäischer Schwestergesellschaften ermöglichen zudem einen europaweiten Einsatz. Egal, wo der Schaden auftritt, Rhenus hat die Möglichkeiten und Kapazitäten, das beschädigte Material überall abzuholen. Dabei wird auf eigene Fahrzeuge gesetzt, die über einen geschlossenen Aufbau verfügen. Zudem ist beim Transport eine GPS-Verfolgung möglich; eine grundsätzliche Transportversicherung ist immer vorhanden und kann ggf. ergänzt werden.
Die Vorteile auf einen Blick
// Kein logistischer Aufwand für das Kundenunternehmen
// Sicherheitstransport durch den Dienstleister
// Rundum-Service
Sicherer Umgang mit den Unterlagen – auch nach dem Transport
Nach Eintreffen der Akten am Rhenus-Sicherheitsstandort kann der Prozess beginnen. Die fachgerechte Rettung und Aufbereitung des Materials umfasst mehrere Schritte, einschließlich der Papiertrocknung und Papierreinigung, sowie die Einlagerung ins Kühlhaus. Rhenus Data Office verfolgt dabei einen modularen Ansatz: Die Prozessschritte können individuell und maßgenau an die konkreten Anforderungen des Auftrags angepasst werden. Alle Maßnahmen erfüllen gesetzliche Datenschutzbestimmungen und folgen den vom Kunden vorgegebenen Geheimhaltungsbedürfnissen.
Rücktransport und Einlagerung
Nach erfolgreichem Abschluss der Aktenrettungsmaßnahmen, einschließlich der Papiertrocknung, kann der Rücktransport ebenfalls mit Rhenus erfolgen. Das aufbereitete Material wird zum Unternehmen zurückgebracht – entweder in das Ursprungsarchiv oder eine neue Lagerstätte – oder auf Wunsch in einem Rhenus-eigenen Sicherheitsarchiv eingelagert.
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