Die Hintergründe: Die E-Rechnungspflicht ist ein langfristiges Ziel und soll Teil der Modernisierung des Rechnungswesens sein. Zudem zielt sie darauf ab, Umsatzsteuerbetrug zu minimieren. In anderen Ländern wie beispielsweise Italien oder Frankreich, sind solche Systeme bereits im Einsatz. 2025 ist es nun auch in Deutschland so weit. Die EU-Kommission hat die ViDA- Initiative ins Leben gerufen, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu fördern.
Neue Rechnungsformate:
Es gibt verschiedene digitale Rechnungsformate, die gültig sind. Zu beachten ist, dass sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. X-Rechnung (reines XML-Format) oder Rechnungen nach ZUGFeRD (kombiniert PDF und XML-Daten) sind zwei gängige Beispiele.
Die Vorteile auf einen Blick:
// Kostenersparnis: Durch das digitale Format entfallen Papier- und Portokosten.
// Platzersparnis: Digitale Rechnungen müssen ebenfalls archiviert werden. Sie nehmen jedoch keinen Platz weg und können schneller wiedergefunden werden.
// Effizienz: Der manuelle Aufwand entfällt, dadurch ist die Verarbeitung von Rechnungen einfacher und schneller.
// Cloud-Lösung: Keine Installation erforderlich
// Rhenus Cloud Archiv: Macht das digitale Original menschenlesbar
Was gibt es sonst noch zu beachten?
// Die digitale Rechnung hat ab sofort immer Priorität (ZUGFerd). Das bedeutet, dass bspw. ein Papierausdruck einer Rechnung nur noch als Kopie angesehen wird.
// Es besteht die Pflicht zur digitalen Archivierung.
// Elektronische Rechnungen müssen, genauso wie Rechnungen auf Papier, ordnungsgemäß für 10 Jahre aufbewahrt werden.
// Unternehmen müssen ausreichend Speicherplatz für die Speicherung zur Verfügung stellen. In digitaler Form können sie auf eigenen sicheren Servern oder in Cloud-Diensten archiviert werden. Hierbei sollte eine revisionssichere Speicherung gewährleistet sein.
// Für KMUs gibt es auch Förderprogramme, die bezogen werden können, um die Umstellung zu gewährleisten.
E-Rechnungspflicht: Was muss ich als Unternehmen jetzt tun?
// Vorbereitung: Erkennung des Ist-Zustandes und Prüfung welche Anpassungen nötig sind, um die Durchführung der E-Rechnung zu gewährleisten.
// Technische Voraussetzungen prüfen & etablieren: Auch hier sollte der Ist-Zustand geprüft und wenn notwendig, neue Voraussetzungen geschaffen werden, um einen elektronische Rechnungsaustausch zu gewährleisten.
//Speicheroptionen abwägen: 10 Jahre müssen E-Rechnungen sicher archiviert werden. Daher ist ein Speicherort, der die Rechnungen und das einhergehende Datenvolumen archivieren kann, unabdingbar. Hier können passende Dienstleister unterstützen.
//Testen & Geschäftspartner kontaktieren: Bevor der Live-Betrieb startet, sollte das ganze System getestet werden und die Geschäftspartner über den neuen Ablauf miteingebunden werden, damit ein reibungsloser Austausch gewährleistet wird.
Rhenus Office Systems begleitet Sie auf dem Weg zur elektronischen Rechnung. Wir können nicht nur E-Rechnungen archivieren, sondern diese auch im Posteingang verarbeiten oder normale Rechnungen zu E-Rechnungen konvertieren. Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten und finden Sie das für sich passende Leistungspaket.